Pengertian Kaizen
Kaizen berasal
dari kata KAI artinya perbaikan dan ZEN artinya
baik.
Kaizen diartikan
sebagai perbaikan terus menerus (continous improvement) Ciri
kunci
manajemen kaizen
antara lain lebih memperhatikan proses dan bukan hasil, manajmen
fungsional-silang
dan menggunakan lingkaran kualitas dan perlatan lain untuk mendukung
peningkatan yang
terus menerus . Bagi sebagian orang mungkin tidak asing dengan kata
Kaizen (baca:
kai-seng).Secara harafiah Kai = merubah dan Zen =
lebih baik.
Prinsip Kaizen
- Yang pertama
adalah ketergantungan pada kerja tim, di mana pendapat
setiap orang dihargai dan dianggap.
- Pekerja juga
memiliki disiplin pribadi yang kuat, dan semangat kerja di perusahaan untuk
peningkatan kaizen.
- Pekerja juga
harus menerima saran untuk perbaikan, bahkan ketika sistem tampaknya
berfungsi
secara memadai.
- Kaizen
mempunyai pedoman bahwa selalu ada ruang untuk perbaikan.
- Akhirnya,
sistem ini menggunakan lingkaran kualitas, kelompok pekerja yang bertemu dan
bekerja sama untuk memecahkan masalah dan datang dengan perubahan yang
inovatif.
Penerapan Kaizen
Pada penerapannya
dalam perusahaan, Kaizen mencakup pengertian perbaikan yang
berkesinambungan
yang melibatkan seluruh pekerjanya, baik manajemen tingkatatas sampai
manajemen
tingkat bawah. Kaizen atau perbaikan secara terus menerus selalu
beriringan
dengan Total Quality Management (TQM).
Bahkan sebelum filosofi TQM ini terlaksana
atau sebelum sistem mutu dapat dilaksanakan
dalam suatu perusahaan maka
filosofi ini tidak akan dapat dilaksanakansehingga perbaikan
secara terus
menerus (Just in time) ini adalah usaha yang
melekat pada filosofi TQM itu sendiri. Sehingga
Kaizen bisa juga merupakan suatu
kesatuan pandangan yang komprehensif dan terintegrasi yang memiliki c
iri khas berorientasi pada pelanggan, pengendalian mutu secara menyeluruh (Total
Quality
Management ),robotik, gugus kendali mutu, sistem saran,
otomatisasi, disiplin ditempat
kerja, pemeliharaan produktivitas, kanban, penyempurnaan dan perbaikan mutu, tepat waktu,
tanpa cacat, kegiatan kelompok kecil, hubungan kerjasama antara manajer dank
aryawan dan
pengembangan produk baru.
Segmentasi Kaizen
Kaizen dibagi menjadi tiga segmen, tergantung kebutuhan masing-masing perusahaan:
1. Kaizen yang
berorientasi pada manajemen, memusatkan perhatiannya pada
masalahlogistik dan
strategis yang terpenting dan memberikan momentum untuk
mengejarkemajuan dan
moral.
2. Kaizen
yang berorientasi pada kelompok, dilaksanakan oleh gugus kendali mutu,
kelompok Jinshu Kanshi
untuk manajemen sukarela menggunakanalat statistik untuk
memecahkan masalah, menganalisa,
melaksanakan danmenetapkan standar atau prosedur
baru.
3. Kaizen
yang berorientasi pada individu, dimanifestasikan dalam bentuk saran, dimana
seseorang harus bekerja lebih pintar bila tidak mau bekerja keras.
Point Penting
Dalam Penerapan Kaizen
1. Konsep 3 M (Muda, Mura,danMuri) Konsep ini dibentuk untuk mengurangi
banyaknya proses kerja,
meningkatkanmutu, mempersingkat waktu dan mencapai efisiensi.
a. Muda (無駄) diartikan sebagai pengurangan pemborosan atau
kesia-siaan.
b.Mura (村) diartikan sebagai pengurangan perbedaan.
c. Muri (無理) diartikan sebagai pengurangan ketegangan.
2. Gerakan 5 S ( seiri, seiton, seiso, seiketsu
dan shitsuke) Konsep 5 S pada dasarnya
merupakan proses perubahan sikap
denganmenerapkan penataan, kebersihan, dan
kedisiplinan di tempat kerja.
Konsep 5 S
merupakan budaya tentang bagaimana seseorang memperlakukan tempat
kerjanya
secara benar. Bila tempat kerja tertata rapi, bersih, tertib maka kemudahan
bekerja perorangan dapat diciptakan. Dengan kemudahan bekerja ini, empat bidang sasaran
pokok industri yang meliputi:
a. Efisiensi Kerja
b. Produktifitas Kerja
c. Kualitas Kerja
d. Keselamatan Kerja dapat lebih mudah
dipenuhi.
3. Konsep PDCA (Plan, Do, Check, Action) Langkah pertama dari kaizen adalah menerapkan
siklus PDCA (plan, do, check,action) sebagian sarana yang menjamin
terlaksananya
kesinambungan dari kaizen. Hal ini berguna dalam
mewujudkan kebijakan untuk
memelihara dan memperbaikiatau meningkatkan standar.
Siklus ini merupakan konsep yang
terpenting dari proses kaizen.
4. Konsep 5 W + 1 H
Salah satu pola
pikir untuk menjalankan roda PDCA dalam kegiatan kaizen adalah dengan
teknik bertanya dengan pertanyaan dasar 5 W + 1 H (what, who, why,where,
when dan how).
Sejarah Kaizen Dalam Toyota
- 1900-AN - Masa Pendiri Sakiichi Toyoda dan putranya Kiichiro Toyoda
- 1950 – 1960 - pengembangan Toyota Production System (TPS) secara terus menerus.
- Hingga Saat ini - Penerapan Toyota Production System (TPS) pada tubuh Toyota Motor
Corporation
Kaizen untuk menghasilkan
orang-orang yang dapat menganalisis metode kerja dan
membuat
perbaikan (misalnya,
mengutamakan kreatifitas ketimbang modal) merupakan prioritas besar.
Toyota Production System
Dalam melakukan
produksinya, Toyota menggunakan sistem produksi yang dikenal dengan
sebutan
Sistem Produksi Toyota atau dalam bahasa Inggris disebut dengan
Toyota
Production System yang disingkat dengan TPS.
Sistem produksi
yang dikembangkan oleh Taiichi Ohno dan Eiji Toyoda dari Toyota
Motor
Corporation ini bertujuan untuk memberikan kualitas terbaik,
biaya terendah dan jangka
waktu (lead time) produksi terpendek melalui
penghapusan pemborosan - pemborosan
atau waste yang terjadi
pada saat produksi.
Metode Kaizen Dalam Toyota
1. Menemukan potensi perbaikan - melatih mengenali,melihat berbagai
tipe pemborosan,menemukan pemborosan utama,ketidak
efisienan dan area perbaikan.
2. Mencetuskan ide orisinil - melatih seni sumbang
saran (brainstorming)
3. Menganalisis metode yang digunakan – melakukan
analisis sederhana pada metode kerja secara
analistis,kuantitatif maupun
spesifik
4. Mengevaluasi metode baru – menguji apakah
perbaikan telah benar-benar terjadi dan kemudian
menstandarkan praktik yang
telah diperbaiki
5. Menyusun rencana penerapan - Rencana adalah alat untuk menjaga
orang-orang
tetap di jalur dan
berkonsentrasi melakukan tindakan sesuai janji mereka.
8
Jenis Pemborosan (Muda) Dalam Toyota
- Overproduction
- Waiting
- Transporting
- Innappropiate
processing
- Excess inventory
- Excess Motion
- Defects
- Unused Creativity
Toyota Way
Toyota Way adalah
sebuah filosofi manajemen yang digunakan oleh korporasi Toyota, Filosofi
kerja
ini terdiri dari 14 prinsip dasar, dengan ide-ide utamanya adalah agar
mendasarkan keputusan
manajemen pada "pemahaman filosofis atas tujuan
(perusahaan)", berpikir jangka panjang, memiliki
proses untuk memecahkan
masalah, penambahan nilai bagi organisasi dengan cara mengembangkan
orang-orangnya,
dan menyadari bahwa memecahan masalah secara terus-menurus
mendorong proses belajar organisasi.
Prinsip 1
Ambil keputusan manajerial berdasarkan filosofi jangka panjang, meskipun
mengorbankan sasaran
keuangan jangka pendek.
Prinsip 2
Ciptakan proses yang mengalir secara kontinyu dan memberi nilai tambah
yang tinggi untuk
mengangkat permasalahan ke permukaan.
Prinsip 3
Gunakan system “tarik” untuk menghindari produksi berlebih
Prinsip 4
Ratakan beban kerja (Heijunka). (Bekerjalah seperti kura – kura dan
tidak seperti kelinci)
Prinsip 5
Bangun budaya berhenti untuk memperbaiki masalah dan untuk memperoleh
kualitas yang baik
sejak awal.
Prinsip 6
Standar kerja merupakan fondasi dari peningkatan berkesinambungan dan
pemberdayaan karyawan.
Prinsip 7
Gunakan pengendalian visual agar tidak ada masalah yang tersembunyi.
Prinsip 8
Gunakan hanya teknologi handal yang sudah benar – benar teruji untuk
membantu
orang – orang dan proses anda.
Prinsip 9
Kembangkan pemimpin yang benar – benar memahami pekerjaannya, menjiwai
filosofi, dan
mengajarkannya kepada orang lain.
Prinsip 10
Kembangkan orang dan kelompok yang memiliki kemampuan istimewa, yang
menganut filosofi
perusahaan anda.
Prinsip 11
Hormati jaringan mitra dan pemasok Anda dengan memberi tantangan dan
membantu mereka
melakukan peningkatan.
Prinsip 12
Pergi dan lihat sendiri untuk memahami situasi sebenarnya (genchi
genbutsu)
Prinsip 13
Buat keputusan secara perlahan-lahan melalui consensus, pertimbangkan
semua pilihan dengan
seksama; kemudian implementasikan keputusan itu dengan
sangat cepat.
Prinsip 14
Menjadi suatu organisasi
pembelajar melalui refleksi diri tanpa kompromi (hansei) dan peningkatan
berkesinambungan (kaizen).
Dampaknya Pada Industri Mobil Toyota
- Toyota Production System (TPS) dan pada akhirnya ditiru oleh banyak
perusahaan – perusahaan di
dunia.
- Toyota Production System menjadi dasar dari puluhan buku mengenai “Lean”
- Toyota menjadi acuan sebagai perusahaan yang terbaik di kelasnya oleh
semua perusahaan lain
maupun pesaingnya di seluruh dunia karena reputasi
kualitas yang tinggi, kecepatan berproduksi,
dan fleksibikitas.
- Mobil – mobil Toyota secara konsisten memperoleh peringkat kualitas
tertinggi dari
J.D. Powers and Asssociates, Consumer Report dan pihak-pihak
lainnya selama bertahun-tahun.
Kesimpulan
- Kaizen memiliki inti konsep “bekerja cerdas”, bukan “bekerja keras”.
- Kaizen sangat meminimalisir pemborosan dalam berbagai sektor.
- Kaizen membantu perusahaan
memanfaatkan sumber daya secara maksimal dan membuat
- Pemecahan masalah menjadi
lebih singkat.
- Pemborosan merupakan bagian dari pangkal masalah dalam sebuah perusahaan.
